Cách tạo mã QR cho tài liệu PDF, Word và video bằng 1Go

Với cách tạo mã QR cho tài liệu qua link ngắn 1Go, bạn có thể chia sẻ PDF, Word hoặc video và cập nhật địa chỉ đích mà vẫn giữ mã đã in. Tài liệu cần được lưu trực tuyến, đồng thời người nhận phải có quyền truy cập. Trong bài viết này, 1Go sẽ hướng dẫn bạn chuẩn bị link, tạo mã và quản lý nội dung sau khi chia sẻ.

1. Cách tạo mã QR cho tài liệu cần chuẩn bị những gì?

Bạn cần có tài liệu hoàn chỉnh, dịch vụ lưu trữ trực tuyến và tài khoản 1Go. Tệp được lưu tại dịch vụ bạn chọn, còn 1Go quản lý link ngắn và mã QR. Ảnh mã chỉ chứa đường dẫn, không chứa toàn bộ nội dung PDF hay video.

Trước khi tải lên, hãy đặt tên tệp theo nội dung và phiên bản để tránh chia sẻ nhầm bản nháp. Với tài liệu gửi khách hàng, bạn nên rà lại trang đầu, thông tin liên hệ và các đường dẫn bên trong.

Nội dung cần chia sẻ	Cách tổ chức đề xuất	Điều bạn cần quyết định
Hướng dẫn PDF	Gom thành tệp hoàn chỉnh, ghi ngày cập nhật	Phát rộng hay chỉ gửi nhóm cụ thể
Tài liệu Word	Chuẩn bị bản riêng cho người nhận	Chỉ đọc hay cùng chỉnh sửa
Video hướng dẫn	Tách video theo từng chủ đề	Công khai hay giới hạn người xem
Bộ tài liệu khóa học	Làm trang mục lục dẫn tới từng phần	Giao ai cập nhật nội dung

Quy trình gồm ba phần: lưu tệp trực tuyến, lấy link chia sẻ và tạo mã QR qua link ngắn. Link ngắn giữ vai trò trung gian để bạn thay URL tài liệu mà không đổi địa chỉ đã phát hành. Bài rút gọn link là gì giải thích thêm cơ chế này.

2. Cách lấy link tài liệu và video trước khi tạo mã QR

2.1. Tạo mã QR cho tài liệu trên Google Drive cần lấy link thế nào?

Trước tiên, bạn tải tài liệu lên Drive theo hướng dẫn tải tệp của Google. Phần thiết lập quyền dựa trên hướng dẫn chia sẻ tệp; thông tin hướng dẫn Google Drive, OneDrive và YouTube trong bài được cập nhật ngày 25/10/2026.

1. Bước 1: Truy cập Google Drive trên máy tính.
2. Bước 2: Chọn Mới → Tải tệp lên để mở cửa sổ chọn tệp.
3. Bước 3: Chọn tài liệu cần chia sẻ và đợi quá trình tải lên hoàn tất.

Sau khi tải tệp, bạn cần thiết lập quyền xem. Tệp xuất hiện trong Drive của bạn chưa đồng nghĩa với việc người nhận có thể truy cập.

1. Bước 1: Chọn tài liệu vừa tải, sau đó mở Chia sẻ (Share).
2. Bước 2: Trong Quyền truy cập chung (General access), chọn Bất kỳ ai có đường liên kết (Anyone with the link) nếu tài liệu được phép phát rộng.
3. Bước 3: Đặt quyền Người xem (Viewer) nếu chỉ cho phép đọc, chọn Sao chép đường liên kết (Copy link) rồi bấm Xong (Done).

Google cho biết người có link ở chế độ này có thể mở tệp mà không cần đăng nhập tài khoản Google. Với tài liệu chỉ dành cho người được mời, hãy giữ Bị hạn chế (Restricted) và cấp quyền cho đúng người.

Lưu ý: Mã QR không thay đổi quyền truy cập tài liệu. Nếu học viên nhận giáo trình PDF qua nhóm Zalo nhưng quét mã gặp màn hình xin quyền, hãy kiểm tra bằng tài khoản của người nhận; tài khoản sở hữu tệp của bạn không phản ánh được tình huống này.

2.2. Tạo mã QR cho tài liệu Word trên OneDrive cần lưu ý gì?

Bạn có thể dùng trực tiếp link OneDrive của bản Word, không cần chuyển tệp sang dịch vụ khác. Theo hướng dẫn chia sẻ tệp OneDrive của Microsoft, cách lấy đường dẫn như sau:

1. Bước 1: Chọn bản Word cần gửi và mở Share.
2. Bước 2: Vào cài đặt liên kết, chọn Anyone để phát rộng nếu được phép, hoặc Specific people để chỉ định người nhận.
3. Bước 3: Kiểm tra quyền chỉnh sửa; tắt Allow editing nếu tài liệu chỉ dành để đọc.
4. Bước 4: Áp dụng cài đặt rồi chọn Copy link để lấy URL chia sẻ.

Microsoft lưu ý quản trị viên tổ chức có thể tắt Anyone. Khi không có lựa chọn này, bạn cần tuân theo chính sách chia sẻ của tổ chức; mã QR không thể vượt qua giới hạn truy cập.

Trước khi gửi bản Word, hãy xác định người nhận cần đọc hay cùng chỉnh sửa. Nếu nội dung đã chốt, bạn có thể xuất riêng bản PDF để giữ bố cục và mở lại bản xuất trước khi chia sẻ.

2.3. Tạo mã QR cho video YouTube nên chọn quyền nào?

Với tạo mã QR cho video, quyền hiển thị quyết định ai có thể xem nội dung sau khi quét. YouTube Help về quyền riêng tư nêu rõ: bất kỳ ai có link video Không công khai đều xem và chia sẻ lại được.

1. Bước 1: Mở YouTube Studio → Nội dung và tìm video đã tải lên.
2. Bước 2: Trong Chế độ hiển thị, chọn Công khai, Không công khai hoặc Riêng tư phù hợp với nhóm người nhận, rồi lưu.
3. Bước 3: Sao chép URL video để dùng làm đích đến của link 1Go.

Video riêng tư chỉ dành cho bạn và những người được chọn. Vì vậy, không nên chọn Không công khai cho nội dung nhạy cảm chỉ vì video không xuất hiện như video công khai trên kênh.

Với video hướng dẫn sản phẩm, hãy kiểm tra mã dẫn đúng tập và đúng phiên bản. Đặt tên link theo chủ đề cũng giúp bạn tìm lại thuận tiện hơn tên chung như “video mới”.

3. Cách tạo mã QR cho tài liệu PDF bằng 1Go

Khi đã kiểm tra quyền của link chia sẻ, bạn có thể áp dụng cùng quy trình cho PDF, Word và video. Các thao tác dưới đây theo tài liệu tạo link và hướng dẫn mã QR của 1Go.

1. Bước 1: Mở Liên kết → Links, sau đó chọn Tạo link.
2. Bước 2: Trong tab Cơ bản, nhập link chia sẻ vào Đích đến. URL phải bắt đầu bằng https:// hoặc http://.
3. Bước 3: Chọn domain và slug tại Link rút gọn, rồi điền Tiêu đề dễ nhận biết, ví dụ “Tài liệu buổi học 01”.
4. Bước 4: Bấm Tạo link; nếu hệ thống đang kiểm tra an toàn, hãy đợi hoàn tất.
5. Bước 5: Mở QR trong trang chi tiết hoặc Xem QR tại menu của dòng link. Chọn Tải SVG để in hoặc Tải PNG để chèn vào slide.
6. Bước 6: Quét ảnh mã vừa tải bằng điện thoại của người nhận, xác nhận trang đích, quyền truy cập và nội dung tệp.

Mẹo: Đặt tên tài liệu cùng lời hướng dẫn như “Quét để xem hướng dẫn lắp đặt” bên cạnh mã để người nhận biết nội dung sắp mở. Bạn có thể tham khảo tính năng mã QR của 1Go và cách tạo mã QR cho link để chọn ảnh mã, theo dõi lượt mở.

4. Cách thay tài liệu hoặc video mà không in lại mã QR

Nếu mã QR chứa link ngắn 1Go, bạn chỉ cần cập nhật URL đích của chính link đó. Cách này vẫn áp dụng dù dịch vụ lưu trữ giữ nguyên hay thay URL khi tài liệu có phiên bản mới.

1. Bước 1: Chuẩn bị tệp mới, thiết lập quyền xem và mở thử URL chia sẻ.
2. Bước 2: Tìm link đang sử dụng trong 1Go, chọn Xem chi tiết → Sửa.
3. Bước 3: Mở Cơ bản, cập nhật Đích đến, sau đó bấm Lưu thay đổi.
4. Bước 4: Đợi đích mới hoàn tất kiểm tra an toàn rồi quét lại mã QR đã phát hành.

Điều cần kiểm tra là bạn đang sửa đúng link nằm trong mã cũ. Tạo link ngắn khác sẽ không khiến mã đã in tự cập nhật; bài mã QR động đổi đích không in lại trình bày rõ hơn nguyên tắc này.

Với tài liệu thường xuyên thay đổi, 1Go khuyến nghị giữ mã chuyển hướng 302. Theo tài liệu bộ nhớ đệm 301/302, chuyển hướng 301/308 có thể khiến trình duyệt vừa truy cập tạm lưu đích cũ.

5. Cách đặt mật khẩu và thời hạn cho link tài liệu

Mật khẩu 1Go kiểm soát bước mở link trước khi chuyển hướng, còn lịch hết hạn giới hạn thời gian sử dụng link. Quyền truy cập tệp vẫn thuộc về dịch vụ lưu trữ và cần được thiết lập riêng.

1. Bước 1: Mở phần Sửa → Hết hạn & mật khẩu của link.
2. Bước 2: Bật Đặt mật khẩu, nhập vào ô Mật khẩu. Theo hướng dẫn mật khẩu của 1Go, mật khẩu cần dài 4–128 ký tự.
3. Bước 3: Tại Link tạm thời, đặt Ngày hết hạn (GMT+7) và Giờ hết hạn (24 giờ) nếu cần giới hạn thời gian chia sẻ.
4. Bước 4: Chọn Lưu thay đổi và kiểm tra lại từ phía người nhận.

Lưu ý: Không in mật khẩu cạnh mã QR nếu bạn muốn cung cấp riêng các thông tin này. Link hết hạn không thu hồi tệp đã tải và không ngăn người đã biết URL đích truy cập trực tiếp; với tài liệu riêng tư, hãy ưu tiên quyền xem ở nơi lưu tệp.

6. Kết luận

Cách tạo mã QR cho tài liệu qua 1Go giúp bạn chia sẻ PDF, Word hoặc video và thay đích đến khi có nội dung mới. Để người nhận mở được tài liệu, bạn cần kiểm tra quyền xem, trạng thái link và mã QR trước khi phát hành.

Bạn có thể đăng ký 1Go miễn phí để thực hành với một tài liệu được phép chia sẻ trước khi áp dụng cho cả bộ tài liệu, không cần thẻ thanh toán. Nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ đội ngũ 1Go qua hotline 0868 567 868.